Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu informuje, iż:
1. Administrator
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu z siedzibą przy ul. H. Wieniawskiego 1, 61-712 Poznań.
2. Inspektor Ochrony Danych
Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – kontakt mailowy iod@amu.edu.pl . Z IOD można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przez UAM oraz korzystania z Pani/Pana praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Inspektor Ochrony Danych nie udziela informacji dotyczących procesu rekrutacji, obsługi toku studiów itp.
3. Cel i podstawa prawna przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą:
1) w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w zakresie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z realizacją zadań określonych w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych;
2) w przypadku przyjęcia na studia w celach realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (realizacji procesu kształcenia, dokumentowania przebiegu studiów, recenzowania osiągnięć naukowych, wsparcia socjalnego, uczestnictwa w organizacjach uczelnianych, uczestnictwa w programach wymiany akademickiej, celach archiwizacyjnych i statystycznych) w związku z realizacją zadań określonych w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2022 r. poz. 574 z późn. zm.) oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3) w celach wynikających z przepisów księgowych, podatkowych i o rachunkowości - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
4) w celu wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
5) w celu ustalenia, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
6) w celu zapewnienia oraz zwiększenia bezpieczeństwa członków społeczności akademickiej przebywających na terenie Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu poprzez zastosowanie monitoringu wizyjnego, a także zapewnienia dostępu do uczelnianej poczty elektronicznej i dedykowanej infrastruktury informatycznej uczelni, w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z art. 50 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
7) w celu prowadzenia własnego programu monitorowania karier zawodowych absolwentów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z art. 352 ust. 14, 15, 16 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce;
8) w celach podtrzymywania związków UAM z absolwentami poprzez przesyłanie zaproszeń, powiadomień i informacji handlowych przeznaczonych dla członków społeczności UAM, w tym o spotkaniach, wydarzeniach, życiu uczelni, ofercie edukacyjnej, dotyczące UAM oraz partnerów Uczelni, wysyłanych przez UAM - na podstawie zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
9) w celu przesyłania absolwentom ankiet/zaproszeń do wzięcia udziału w badaniach naukowych – na podstawie zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
10) w celach innych niż powyższe, dane osobowe przetwarzane będą na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, w celu i zakresie określonym w jej treści, stosownie do art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku szczególnych kategorii danych osobowych, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
4. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą:
1) w przypadku kandydatów, którzy przeszli pozytywnie proces rekrutacji – przez cały okres realizacji procesu kształcenia, a następnie zostaną poddane archiwizacji i będą przechowywane przez 50 lat;
2) w przypadku kandydatów, którzy nie zostali przyjęci - przez czas trwania procesu rekrutacji, a po jego zakończeniu przez okres 6 miesięcy lub 1 roku w przypadku studiów podyplomowych;
3) przez okres wynikający z przepisów księgowych, podatkowych i o rachunkowości;
4) przez czas obowiązywania umowy, a także do zakończenia okresu, przez który Administrator jest zobowiązany wykazać wypełnienie związanych z zawarciem i wykonaniem umowy obowiązków określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa;
5) w przypadku zaistnienia wzajemnych roszczeń, przez okres trwania postępowania, a następnie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa;
6) w formie elektronicznie zarejestrowanego obrazu z monitoringu wizyjnego, przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu będą stanowiły dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub jeżeli UAM powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przechowywania może ulec wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania;
7) w związku z udziałem w programie monitorowania karier zawodowych absolwentów, przez okres nie dłuższy niż 10 lat od dnia ukończenia przez Panią/Pana studiów;
8) w przypadku wyrażenia zgody, przez okres niezbędny do czasu realizacji celu dla jakiego zostały zebrane lub do momentu cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych/wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, w zależności od tego co nastąpi wcześniej.
5. Odbiorcy danych
Dostęp do Pani/Pana danych osobowych będą mieli upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, w tym członkowie komisji rekrutacyjnych, którzy przetwarzają Pani/Pana dane osobowe w ramach wykonywanych obowiązków i zadań służbowych.
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty, którym Administrator zleca wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych (podmioty przetwarzające), w szczególności operatorzy systemów informatycznych, operatorzy systemów e-mail, kancelarie prawne, podmioty księgowe i audytorskie.
Pani/Pana dane osobowe mogą być także udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, a także innym uczelniom w związku z uczestnictwem w programach wymiany akademickiej (np. Erasmus+, MOST). Pani/Pana dane osobowe zostaną zamieszczone w BIP oraz w Zintegrowanym Systemie Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POLON.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
W przypadku prowadzenia korespondencji przez uniwersytecką pocztę elektroniczną Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane przez naszego dostawcę poczty elektronicznej firmę Google w jej centrach przetwarzania danych. Pani/Pana dane osobowe będą chronione w oparciu o standardowe klauzule umowne. Zapewni to odpowiedni poziom bezpieczeństwa.
Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane uczelniom partnerskim, których siedziba znajduje się poza EOG, gdy będzie Pani/Pan chciał/-a realizować tam tok studiów w ramach programów wymiany akademickiej.
7. Prawa związane z przetwarzaniem danych
1) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 15 RODO,
2) prawo do żądania sprostowania (poprawienia) danych osobowych przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 16 RODO,
3) prawo do usunięcia danych – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
4) prawo ograniczenia przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
5) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
6) prawo do przenoszenia danych osobowych - przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 20 RODO,
7) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
8) prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (w stosunku do danych osobowych które są przetwarzane na podstawie Pani/Pana zgody – ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda).
8. Obowiązek podania danych i konsekwencje niepodania
Podanie danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa jest obowiązkowe, wynika z ustawy, aktów wykonawczych / przepisów uczelnianych i jest konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Odmowa podania wymaganych danych uniemożliwi realizację celów, dla których dane zostały zebrane. W celu zawarcia i realizacji umowy, podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne dla realizacji celu. Konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości zawarcia i realizacji umowy. Podanie danych osobowych zbieranych na podstawie zgody jest dobrowolne i nie wpływa na realizację celów, w których przetwarzanie odbywa się na podstawie przepisów prawa.
9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu, stosownie do art. 22 RODO.
